Esta guía te enseña los pasos clave como Administrador en Apprentix: desde agregar aprendices hasta registrar sus horas y actualizar sus estados. Al seguir estos pasos, tu programa cumplirá con los requisitos del Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) y asegurará que las horas cuenten para proyectos de la Ley de Reducción de la Inflación (IRA).
🎥 Video Esencial para Administradores
Aprende los pasos clave para registrar y aprobar horas, y mantener actualizados los estados de los aprendices.
Este video te guía por las tareas más importantes como administrador para cumplir con auditorías.
Paso 1: Agregar Aprendices en Apprentix
Agregar a un aprendiz inicia su proceso de incorporación, pero no lo registra inmediatamente con el DOL.
Cómo agregar un aprendiz
Ve a Personas > Agregar miembro
Selecciona Nuevo usuario (a menos que ya exista)
Completa los campos obligatorios:
Nombre y apellido
Rol: Aprendiz
Fecha de inicio: Debe ser la fecha actual (no se puede retroceder)
Firma digital: Sí (recomendado)
Estado laboral
Correo electrónico (personal o laboral para iniciar sesión)
Campos opcionales: Cargo, gerente o mentor, dirección, número de empleado
Una vez enviado, el estado será Incorporación hasta que el aprendiz:
Cree su contraseña
Complete los datos demográficos
Firme digitalmente el acuerdo de aprendizaje
Apprentix enviará automáticamente el registro al DOL y te notificará al completarse.
📌 Consejo: Pide a los aprendices que revisen su carpeta de spam o correo no deseado si no encuentran los correos de Apprentix.
Paso 2: Registrar y Aprobar Horas
Los programas de aprendizaje requieren tanto horas de aula como de capacitación en el trabajo (OJT).
Requisitos mínimos
2,000 horas de OJT
144 horas de aula
Distribución semanal sugerida: ~37 horas OJT + ~3 horas aula
Métodos para registrar tiempo
🎥 Asignaciones (recomendado)
Distribuye las horas semanales con el control deslizante y métodos inteligentes.
🎥 Acciones Masivas
Ingresa horas por aprendiz, curso o competencia de forma rápida.
🎥 Importación de Horas
Sube horas desde otro sistema con una plantilla CSV sencilla.
Cómo registrar horas
Ve a Herramientas de desempeño > Seguimiento de tiempo
Elige tu método: Asignaciones, Acciones Masivas o Importación
Asigna horas a:
Capacitación en aula (OSHA 10, teoría, reuniones)
Competencias OJT (Herramientas, Mantenimiento, Seguridad en sitio)
En el campo de Notas, escribe:
Corresponde a nómina del 24/10 al 31/10Envía las entradas → Aprueba desde la pestaña Pendiente
✅ Si el aprendiz no trabajó esa semana, registra 0 horas para mantener el cumplimiento.
Paso 3: Actualizar el Estado del Aprendiz
Actualiza los estados en un plazo de 30 días desde cualquier cambio en el programa.
Opciones de estado
Completo: Finalizó el programa
Suspendido: Pausa temporal
Cancelado: Salió del programa (debe registrarse de nuevo si desea regresar)
⚠️ No elimines aprendices con historial de horas. Se deben conservar los registros por 7 años según el DOL.
Paso 4: Mantente al Día con las Alertas
Apprentix genera notificaciones automáticas sobre posibles incumplimientos:
Incorporación incompleta
Sin entradas de tiempo en más de 30 días
Horas de aula insuficientes
Estado no actualizado
✅ Responde a estas alertas a tiempo para mantener el cumplimiento y la validez de las horas.
Paso 5: Documentos y Reportes
Documentos: Acuerdos firmados, certificados Davis-Bacon (renovación automática cada 90 días)
Reportes: Transcripciones, progreso del aprendiz, archivos RAPIDS
⚠️ No edites los ID de RAPIDS—están vinculados con el registro oficial del DOL.
¿Necesitas ayuda?
Chat en vivo: Disponible dentro de la plataforma
Correo: [email protected]
Centro de ayuda: Plantillas, guías y soluciones rápidas
✅ Al agregar aprendices, registrar y aprobar horas, mantener estados actualizados y responder alertas, asegurarás el cumplimiento y que las horas de tus aprendices cuenten para la Ley de Reducción de la Inflación.